openSUSE Conference 2020：主办方征集

openSUSE 项目很高兴地宣布，它正在接受 openSUSE Conference 2020 的提案。 主办方招募将开放至 2019 年 4 月 15 日。

openSUSE Conference 组织团队将审核提交的内容，希望能在 2019 年在德国纽伦堡举行的 openSUSE Conference 2019 上宣布 oSC20 的举办地点。 社区成员和开源爱好者鼓励遵循 wiki 上的 Conference How To 指南，提交举办会议的提案。 该指南提供了 如何竞标 和 如何检查清单，以帮助提交提案。

提案需要提交到 openSUSE Marketing 邮件列表，openSUSE Conference 组织团队将讨论提案，并以此规划今年的会议。

虽然 openSUSE 项目打算将会议转移到世界各地不同的地点，但如果主办方招募期间没有提交提案，该项目有两个地点（德国纽伦堡和捷克共和国布拉格）可以举办年度社区会议。

如何竞标会议

在本页，您可以了解如何竞标，以便举办年度 openSUSE 会议。撰写您的精彩提案，并涵盖此页面的主题。然后按照流程进行。

在组织 openSUSE 会议之前，您需要提交竞标。您的竞标应表明该地点适合 openSUSE 会议，当地团队能够支持活动，并且您已经考虑过预算。在撰写竞标之前，您应该考虑 检查清单。

完成竞标后，您需要将其提交给组织团队 (opensuse-marketing@opensuse.org)。您必须订阅邮件列表才能发送电子邮件。

建议结构

1. 关于该地点的介绍段落

2. 当地团队

3. 当地支持

• openSUSE 社区

• 其他团体和社区

• 政府和行业

1. 赞助（拥有赞助商有助于成功举办活动）

2. 场地概览

• 场地是否愿意签订合同

• 建议日期是什么

• 场地的详细描述，最好附有照片

• 列出房间数量和房间容量

  • 示例：房间 1（主会场）- 200 人

  • 示例：房间 2（次要房间）- 80 人

  • 示例：房间 3（研讨会房间）- 25 人

• 互联网连接如何

• 是否有可用于演讲的音频设备

• 是否有投影仪？如果是，尺寸是多少？示例 16x9 或 4x3 输入是什么？hdmi、dvi、vga

• 是否有用于显示演示文稿的屏幕？

• 场地是否有多个充电插座

• 乘坐公共交通工具前往场地如何

• 是否有用于汽车和公共汽车的停车位

1. 旅行

• 机场和连接

  • 如果不在大城市，主要的枢纽机场是什么？

• 火车

  • 最近的中央火车站是什么？ 此外，请提供火车站公司的网站（示例 dbahn.de）

• 当地交通

  • 地铁？ 地铁路线图和/或地铁时刻表的网址是什么？

  • 公共汽车？ 公共汽车公司的网站是什么？

  • 是否有出租车服务、Uber、Lyft 等？

1. 住宿

• 列出一些经济型酒店或旅馆选项，供大多数参会者使用

• 列出一些舒适的酒店选项（空调、靠近场地），供需要或想要的人使用

1. 餐饮

• 提供餐饮公司的名称和联系信息。以及当地美食的简短列表。每人每餐的价格。

  • 列出素食和纯素食选项

  • 咖啡和饮料

  • 午餐（1 小时，200 多人）场地附近，餐车或餐饮

  • 场地附近的晚餐，餐车或餐饮

1. 活动

• 注册

• 派对

• 社交或赞助活动

• 旅游活动

1. 预算

• 列出预算，提供场地、餐饮和活动的成本估算。提供估计的低、预期和高成本范围。

1. 来源和署名

• 请列出收集的信息的来源、照片署名和网址。

如何检查清单

国家

• 该国是否有任何 openSUSE 黑客？

• 对于非欧洲人来说，获得签证是否容易？

城市

• 该城市是否有任何 openSUSE 人员？

• 该城市是否有可以帮助组织活动的 LUG 人员？

• 该城市是否有计算机协会强大的大学？

• 它是否有良好的机场连接？

• 是否有良好的公共汽车基础设施？

• 是否有良好的火车基础设施？

日期

• 会议是否在周末举行？

• 会议是否在工作日举行？

• 会议是否与任何公共或宗教节日重叠？

• 场地在某些日期是否会收取更多费用？

• 会议持续时间是多久（2-3 天会议）？

• 您能满足里程碑吗？

场地

• 场地是否拥有各种尺寸的房间和区域，用于大型主题演讲、社交和小型分组讨论，以容纳预期的参会者？

• 场地是否有麦克风？

• 场地是否有视频投影仪和屏幕？

• 讲座剧院附近是否有黑客空间？

• 是否有咖啡区？

• 是否有用于设置展位的空间？

• 是否有注册区？

• 场地附近是否有商店、餐馆和酒吧？

• 我们是否需要为场地劳动（保安、清洁工）付费？ 这将如何影响规划和预算？

• 是否允许携带食物和水？

• 场地是否有轮椅通道或电梯可到达每个房间？

更多场地信息

• 主礼堂：主会场需要容纳比预期参会者略多的人，用于主题演讲，该会场通常需要容纳约 200 人。

• 小型房间：需要 1-3 个小型房间用于演讲。这些房间通常需要容纳 50-100 人，具体取决于轨道数量。我们经常将主礼堂用于其中一个，并将更受欢迎的演讲安排在那里。

• 黑客/会议区：人们喜欢在休息时间或不观看演讲时进行黑客活动、会议和交谈。拥有一个带桌子、椅子、插座和有线互联网的前厅和一个用于安静会议的房间（足够容纳 40 人）会很好，但如果没有开放空间，可以使用多个房间。

• 新闻室：新闻记者需要一个安静的房间，可以在那里撰写报告。

• 员工休息室：您的志愿者需要放松身心。这也可以是他们存放贵重物品的安全场所。

• 赞助商房间：请务必询问赞助商是否需要一个房间来用于存放宣传材料、会议、庆祝活动等。

最好在会议开始前一天设置商品展位、信息台和礼堂。

网络

• 场地是否有有线网络？

• 场地是否有良好的无线网络？

• 场地让我们有多少设备？（目标至少是预期参会人数的两倍）

活动

• 主办城市是否有许多容易从会议地点到达的派对场所？

• 该城市是否有旅游机会？

• 是否可以在会议上提供食物和饮料？ 我们是否必须通过会议中心签订合同？

• 您需要一位志愿者与赞助商、会计、获取竞标和计划活动合作。

赞助

• 是否有任何当地企业对赞助活动感兴趣？

• 不同的赞助等级是什么，每个等级需要赞助多少金额？

• 请注意，我们的传统赞助商应通过董事会联系。

住宿

• 是否有各种各样的住宿选择？

• 场地附近是否有住宿选择？

• 您能组织廉价住宿吗？

• 您能为会议参会者组织住宿折扣吗？

• 最便宜的选择是什么？ 最昂贵的选择是什么？

• 参会者如何从住宿地点到达场地？ 需要多长时间？ 费用是多少？

旅行

• 您能组织不同的旅行方式到达主办城市吗？

• 您能组织旅行票价折扣吗？

• 到达会议场地是否容易？

• 从会议场地到达城市是否容易？

• 从机场和火车站到会议场地的距离是多少？ 需要多长时间？ 费用是多少？

• 从欧洲和美国的主要城市到主办城市在建议时间内的平均机票费用是多少？

网站

• 您是否呼吁对网站进行批评/建议/补丁，使其看起来专业？

• 是否有人员能够在会议之前、期间和之后维护网页？

• 您是否使用标准基础设施？

• [可选] 网站是否允许轻松翻译，而不会使一个版本过时/不同步

主题演讲者

在会议前联系他们以获取

• 航班详情

• 确保他们已预订酒店房间

• 获取联系电话

• 确保他们也有一个

• 向他们提供有关如何从机场到达酒店的说明

• 确保在介绍主题演讲者之前介绍他们 - 打印他们的简历，并要求他们在您之前对其进行审核

• 确保他们了解社交活动，并已收到邀请（他们很可能不了解社区）

• 考虑为主题演讲者举办问答环节，以确保在演讲结束时感谢他们

会议结束后，联系他们以感谢他们的出席，询问他们是否喜欢会议，并确保报销旅行和住宿费用。

VIP

• 获取参会者名单和联系方式

分别致电和发送电子邮件给他们以获取

• 航班详情

• 确保他们已预订酒店房间

• 获取联系电话

• 确保他们也有一个 ** 向他们提供有关如何从机场到达酒店的说明

确保他们了解社交活动和其他主题演讲和会议，并已收到邀请（他们很可能不了解社区）

新闻

• 与 openSUSE 营销团队合作

• 联系新闻媒体参加会议

• 在会议前发布一个或多个新闻稿

• 提供一个带有网络访问、桌子、访谈桌和良好照明的新闻室。

日程变更

公告不可避免地会在会议期间出现 - 日程变更、社交活动的会议地点、会议期间提供的物品、最后一刻的 BOF 等。

宣布这些的最佳时间是在主题演讲前，在介绍主题演讲者时。 确保介绍主题演讲者的人知道需要宣布的任何内容。

时间表

• 您计划举办海报环节吗？

• 您计划举办规划闪电演讲或 BOF 会议吗？

• 您计划有多少演讲者？

• 您打算坚持什么时间？

  • 30 分钟的会议或 1 小时的会议。 尝试进行许多闪电演讲，5-10 分钟，这样您将拥有许多演讲者。

• 你们有小组讨论会吗？

• 在线获取日程安排，并在演讲当天将其张贴在门上。否则没人知道他们会错过精彩的内容。

• 谁将负责收集摘要、论文和照片？

• 你们会设立一个论文委员会来决定接受哪些论文吗？尽早明确这一点。

• 你们会邀请谁在会议上做主题演讲？

• 你们会邀请哪些来自商业界的人士？

• 会议会有主题吗？并将日程安排分成不同的分会场？

  • 是的 - 仅仅是为了让日程安排更丰富多彩。如果可能的话，限制在 3 或 4 个分会场。

印刷材料

• 你们愿意印刷和分发材料来宣传活动吗？

• 印刷材料的预算是多少？

• 你们计划在注册包里放什么？

• 你们计划用任何传单来宣传会议吗？

• 为 openSUSE 活动标志贡献设计。在一个网页上列出所有不同的标志文件（openSUSE、会议、赞助商、组织者）。

注册

• 场地可以容纳多少人？

• 你们打算收取捐款吗？

• 必须愿意使用开源活动管理器。events.opensuse.org

• 是否有任何预料之外的行政费用？

预算

• 你们需要提供一个预估预算。

• 你们可能需要一个银行账户来处理会议付款。考虑一个能够管理财务的组织（LUG 或黑客空间）。

• 在同意主办 openSUSE 会议之前，请仔细检查您所在国家的商业和税法。

• 你们是否有容易获得的资金来组织会议前的本地服务？

• 你们在预算中是否考虑了货币转换？

助手

• 是否有当地人可以帮助进行会议注册、分会场时间安排……？

• 是否有国际人士可以帮助在 openSUSE 方面保持一切顺利进行？

• 每个房间是否都有人，以确保演讲准时开始和结束？

紧急情况

• 会议期间是否有配备手机的人员，以便在紧急情况下联系？

• 你们是否有警察、救护车、消防队的最新号码？与会者知道这些号码吗？

流媒体/录制

• 是否有可用的数字录像机进行录制？

• 是否有可用的麦克风进行录制？（尽可能避免使用摄像头上的麦克风）

• 是否有能够进行流媒体演讲的网络连接？

  • 流媒体设置是否在会议之前已经设置和测试过？

• 谁将负责录制？

• 谁将负责编辑和发布？（考虑为此预算）

• 指定人员监控流媒体，以便在出现问题时通知视频团队。

想法

• 列出会议的想法。示例

  • 为那些可能不想出现在照片中的人提供不同颜色的挂绳。

  • 为那些可能不想在会议上被搭讪的人提供不同颜色的贴纸。